В моей карьере регулярно повторялась одна ситуация. Календарь забит с 10 до 18. Между встречами окна по 30 минут, в которых ничего серьёзного не сделать. А настоящую работу, и как программист, и как руководитель, я делал рано утром или поздно вечером, когда все остальные спят. Со временем я понял причину: встречи это не работа. В этой статье разберу, почему встречи так живучи, сколько они стоят на самом деле, какие из них всё же полезны и чем заменить остальные.
Что такое встреча на самом деле
Встреча нужна для координации. Выровнять взгляды на проблему, договориться о сроках, распределить усилия. Это её единственная настоящая функция.
Но координация это не производство ценности. Продукт не становится лучше от того, что восемь человек час сидели в переговорке. Присутствие на встрече создаёт иллюзию занятости. Вы вроде бы работали весь день, а по факту ничего не произвели.
Отсюда и та ситуация из начала статьи. День уходит на встречи, а реальная работа выдавливается в утро и вечер. Если вы читаете эту статью, скорее всего, вы это тоже проходили.
Почему встречи такие живучие
Чтобы бороться с проблемой, надо понять, на чём она держится. Я вижу четыре причины.
Встречу легко назначить и сложно отклонить. Закинуть слот в чужой календарь занимает десять секунд. А вот отказаться сложно. Не потому что кнопка спрятана. Социальная цена отказа ощущается дороже стоимости вашего часа. Когда вы отказываетесь от общения, вы выглядите человеком «против коллектива». Хотя это не так.
Встреча даёт менеджеру чувство контроля. Собрал людей, поговорил, все покивали. Ощущение, что ситуация под контролем и ты значим как руководитель. Само по себе это ощущение ничего не производит.
Встреча размывает ответственность. Решение, принятое группой на созвоне, это решение, за которое лично не отвечает никто. Групповая ответственность удобна тем, что растворяет личную.
Статус «занят» в календаре выглядит как работа. Забитый календарь считывается окружающими как признак загруженного специалиста. Реальности этот статус соответствует далеко не всегда.
Сколько стоит одна встреча
Каждая встреча стоит не только время самого разговора, умноженное на число участников. Сверху добавляется переключение контекста каждого из них.
Что я вкладываю в переключение контекста. Перед встречей нужно загрузить в голову всю нужную информацию. По ходу встречи вы делаете заметки. После неё раскладываете эти заметки и выдыхаете, потому что на встрече вы всё равно производите интеллектуальную работу. И только потом вы сможете вернуться к глубокой концентрации.
Теперь простая математика. Часовая встреча на 8 человек. Для IT это не редкость. Один час умножаем на восемь участников и получаем 8 часов. Это полный рабочий день одного специалиста. Добавим переключение контекста, и наберётся все 12. Одна встреча превратилась в полтора дня непрерывной работы одного человека. Это очень дорого.
Предлагаю открытое упражнение. Посчитайте стоимость ваших регулярных встреч в часах. А ещё интереснее в рублях. Порядок зарплат коллег мы все примерно представляем: сколько стоит час продакта, час проджекта, час программиста. В зависимости от уровня участников такие встречи выходят в десятки, сотни тысяч, а на длинной дистанции и в миллионы рублей. Любая встреча должна давать отдачу, которая оправдывает эту цену.
Какие встречи всё же работа
Если встречи это не работа, почему я сам провожу стендапы и общаюсь с людьми один на один? Потому что часть встреч под определение работы всё же попадает.
Стендап это координация в чистом виде. 15–30 минут, на которых команда выравнивается по усилиям, приоритетам и ситуации у каждого. Отдача от такой ежедневной синхронизации выше её стоимости. Выровненная команда работает эффективно.
Общение один на один это работа, потому что человеческий контакт нельзя исключить. В переписке и даже в голосовых сообщениях человеческий аспект не передаётся. Нужна прямая, живая коммуникация. При этом сам формат может быть разным. Я, например, не провожу формальные 1-на-1 по расписанию, а распределяю тот же контакт по коротким неформальным разговорам.
Отсюда общий критерий. Встреча оправдана только тогда, когда синхронный диалог даёт то, чего не даст текст: быструю итерацию мнений в реальном времени и человеческий контакт.
Чем заменять остальные встречи
Встречи, которые не проходят критерий, я заменяю и предлагаю заменять другими инструментами.
Асинхронная письменная культура. Не «один раз написали документ», а именно культура. Документы вместо статус-митингов. У Amazon есть практика шестистраничных меморандумов: перед обсуждением все молча читают подробный документ вместо того, чтобы смотреть красивые презентации. Пишите много и в разных форматах: документация, сообщения, анонсы. Если хотите что-то показать коллегам, запишите видео экрана. Собирайте и накапливайте артефакты. Я уже разбирал похожий принцип в статье про то, почему обсуждаю рабочие вопросы в групповых чатах: письменное и публичное масштабируется, а устное нет.
Нет повестки, значит нет встречи. Простое правило без исключений. Если организатор не может сформулировать повестку, встреча не нужна.
Сокращайте встречи по умолчанию. Вместо часа ставьте 30 минут. Когда время ужато, меньше уходит на болтовню и раскачку.
Право уйти со встречи. Это в первую очередь для руководителей. Сделайте социально нормальным для сотрудников покидать встречу, если они понимают, что пользы не принесут. Иногда молча, иногда со словами «ребята, я тут не нужен, я пойду». Пока такое право не проговорено, люди будут досиживать до конца из вежливости.
Как я минимизирую своё участие
Расскажу, что делаю сам. Всё то же, о чём пишу выше.
Первое. Я забиваю свой календарь наперёд. Не фейковыми встречами, а задачами: в эти 30 минут делаю такую-то задачу, в этот час такую-то работу. Свободные окна на управленческую работу и живое взаимодействие я оставляю, ситуации бывают разные. Но по умолчанию моё время уже распределено, и чужой встрече туда попасть сложнее.
Второе. Если мне кинули встречу без повестки, я сначала пишу организатору в личку: «Слушай, что обсуждаем?» Если вопрос решается перепиской, прошу задать его текстом.
Третье. Если я всё же попал на встречу и вижу, что моя ценность там ноль, я спрашиваю прямо: «Ребята, я вам здесь нужен? Если нет, я пойду».
И я стараюсь сам ставить как можно меньше встреч. Ещё программистом я понял, что в дне есть три, максимум четыре часа по-настоящему концентрированной качественной работы. Разбивать день на кучу мелких кусочков, в которых ничего не успеть, большая беда. Поэтому я минимизирую количество встреч и для себя, и для своих сотрудников.
Итог
Задача не в том, чтобы «пережить» встречи. Задайте себе вопрос: а что я на самом деле произвожу в рамках этой встречи? Встреча оправдана, только если синхронный диалог даёт то, чего не даст текст. Стендапы и живой контакт с людьми этот критерий проходят. Статус-митинги и «обсудим на созвоне» почти никогда.
Практическое задание. Откройте календарь на следующую неделю и посмотрите, что вам туда поставили. Выберите одну встречу и замените её документом или продуманной перепиской. Я гарантирую: если встреч в календаре больше пары, одна такая найдётся. Час группового обсуждения вопроса, на который можно вдумчиво ответить текстом за 10 минут, это плохая сделка. Отказ от неё даст заметный буст вашей производительности.
Теги: