Я руковожу направлением из 5 команд. У нас много параллельных проектов, со слабыми связями между собой. Есть общий вектор развития бизнеса, но сами проекты друг с другом мало пересекаются.
В дополнение есть 50-70 человек, с которыми я параллельно пересекаюсь и общаюсь на разные темы. С кем-то о развитии карьеры, с кем-то о проблемах производительности, с кем-то провожу разовые встречи о разовом проекте, с кем-то регулярные про долгосрочные цели бизнеса. Мы начинаем проекты и завершаем их, возвращаемся к закрытым и архивированным, оживляем старое.
Проблема когнитивной перегрузки
В какой-то момент когнитивные способности мозга заканчиваются. Ты можешь помнить только то, что реально важно. Я стараюсь закрывать важное максимально быстро, и потом возникает пустота в голове.
Поэтому я начал стараться всё записывать и фиксировать.
Почему это важно для руководителя
Как Unit Lead, я отвечаю за результат всего направления и команд конкретно. Если я теряю контекст проекта, то теряется и команда. Заметки не про личное удобство, а про ответственность.
Пример: три месяца назад обсуждалась интеграция системы А с системой Б. Без заметок мне бы пришлось снова собрать всех участников, попросить переобъяснить, что решали и почему. С заметками я потрачу 5 минут на восстановление картинки — и экономлю часы командного времени.
Заметки — это способ масштабировать своё внимание. Вы не можете быть одновременно везде, но вы можете быть везде через свои записи.
Моя метрика успеха: за 11 месяцев активного ведения заметок я накопил 1000+ записей и снизил время подготовки к встречам (например: встречам формата 1-1) с 15 до 3 минут. Но это стало очевидно только после того, как нашёл рабочий подход.
Поиск инструмента
Я пробовал несколько подходов:
- Просто текстовые файлы
- Текстовые файлы + Git
- Todoist как менеджер задач (хотя это не совсем правильно для проектов и заметок)
- Заметки в Telegram
- Специальные приложения на телефоне и их веб-версии
Остановился в итоге на Obsidian.
Почему не сработали текстовые файлы и Git
Первая идея была самой очевидной — начать писать в текстовые файлы свои идеи. Потом я пробовал их версионировать в Git.
Сработало бы? Теоретически да. Но на практике это оказалось непрактично и низкоэффективно:
- Поиск по содержимому — да, можно grep’ать, но это требует дополнительного времни. Неудобно бегать по терминалу и искать, когда идея всплыла в голове. Хочется сокращать путь от потребности в заметки, к её обращению.
- Отсутствие визуальных связей — Git показывает историю изменений файлов, но никак не связи между файлами. У меня проект “Интеграция системы А” и заметки о “Команда А”. В обычной структуре папок эти вещи лежат разрозненно, и связь между ними теряется.
- Сложность быстрого создания — каждый раз нужно думать: куда положить файл? Как его назвать? Подумать о структуре, а не о содержимом. Дополнительное мышления тормозит процесс заведения новой информации, а эти задержки искажают изначальную мысль или вообще мысль можно потерять.
Опыт с Todoist
Todoist — отличный менеджер задач. Для todo-списков он подходит идеально. Я около 8 лет успешно пользовался им для ведения личных задач. Но попытаться использовать его для ведения заметок по проектам было ошибкой.
Проблемы:
- Ограничения по объёму — заметка в Todoist предполагает краткое описание. Когда я пытался писать мысли, инсайты, или описывать контекст проекта, то постоянно упирался в неудобство интерфейса для больших записей. Приложение заточено под галочки и сроки.
- Отсутствие гибкости структуры — иерархия проектов в Todoist может быть древовидной. У меня же проекты сливаются, пересекаются, образуют сети связей. Нельзя легко линковать заметку из одного проекта к другому. Часто одна заметка или задача может быть связана с 5-ю разным проектам.
- Смешивание концепций — todo приложение оно про действие. Заметки про контекст и анализ. Когда всё в одном месте, то стриается грань между тем “что нужно сделать” и “тем что нужно зафиксировать”. Заметки начинают превращаться в задачи, а задачи в заметки.
Итог: Todoist для задач — отлично. Для контента и контекста — ужасно и невыносимо.
Мобильные и веб-приложения
Я пробовал Notion, Evernote, Google Keep и прочие.
Общая проблема всех этих решений в отсутствии владения данными.
Что это значит на практике:
- Нет работы с локальными файлами — нельзя просто взять и запустить grep или find по своей базе знаний. Нельзя сделать свой бэкап. Всё привязано к специфическому приложению и его API (если оно вообще есть).
- Зависимость от интернета — часть приложений требует постоянного подключения к интернету. В поезде, в самолёте, когда связи нет. Или когда интернет просто работает нестабильно, то работа или замедляется или полностью останавливается.
- Lock-in — если сервис закрывается, меняет условия или закрывается из-за санкций, то миграция данных превращается в ад. У меня был давний опыт с Evernote — после изменения условий всё пришлось выгружать вручную, часть информации потерялась.
Мне важно, чтобы мои заметки были просто файлами, с которыми можно работать стандартными инструментами Linux.
Telegram-заметки
Telegram какое-то время выступал для меня как основной инструмент быстрых заметок. Нажал на пересылку сообщения себе, или написал сообщение в “сохраненные” и готово.
У этого подхода есть свои плюсы:
- Скорость — ничего не надо открывать, настраивать. Просто шлёшь сообщение в Saved Messages.
- Всегда под рукой — телефон всегда со мной, если случилась идея, она не потеряется.
Но для серьёзной работы этот инструмент не подходит:
- Нет структуры — все сообщения лежат одной кучей в хронологии. Можно использовать хэштеги, но это костыль.
- Проблемы с поиском — поиск в Telegram работает хорошо, но иногда как-то неуклюже. Он вроде ищет хорошо, но не всегда точно и без понимания контекста.
- Нет связей между заметками — нельзя легко сделать линк на другое сообщение, нельзя построить граф. Каждая заметка существует в вакууме.
Telegram — отличный входной ящик для быстрых мыслей. Но не база знаний.
Сопротивление новому
Obsidian был мне открытием. Сначала я сопротивлялся — зачем мне ещё один редактор markdown? У меня есть vim, в котором я чувствую себя комфортно.
Но суть Obsidian не в редактировании markdown. Суть в способности делать связки между заметками и упрощать создание этих заметок.
Чем больше я им пользовался, тем больше понимал насколько он мне полезен в ежедневной работе и жизни.
Почему Obsidian победил
Для меня Obsidian сейчас основной и единственный инструмент ведения заметок. Иногда он становится инструментом ведения задач или простого проектного контроля и управления.
Что мне принципиально нравится:
Связи заметок
Я могу связывать людей между проектами, встречи между проектами и людьми. Отслеживаю каждый элемент цепочки проекта вплоть до каждой встречи.
Шаблоны
У меня есть шаблоны для встреч, которые я могу легко вставить через горячие клавиши. У меня есть шаблоны для встреч, для проектов, для списка дел, шаблон для заметки на сегодня и многое другое
Inbox
Есть папка Inbox как “помойка” входящего потока.
Важно не превращать Inbox в склад. Он должен регулярно разгребаться, иначе всё превращается в хаос.
Процесс обработки Inbox — это отдельная практика. Я обычно делаю это раз в неделю, иногда раз в несколько дней, если потоки слишком большие.
Шаги обработки:
- Накопление заметок — за день или неделю я создаю заметки в Inbox. Это могут быть быстрые мысли, идеи из разговора, встречи, которые ещё не оформлены, ссылки на статьи.
- Создание новых заметок — я прохожусь по каждой заметке и принимаю решение: это самостоятельная заметка или её нужно переименовать и перенести в правильную папку? Идея про проект идёт в Projects/, заметка о человеке — в People/.
- Установление связей — ключевое действие. Каждая новая заметка должна линковаться хотя бы к чему-то. Либо к людям, либо к проектам, либо к ресурсам. Если заметка не линкуется — это сигнал.
- Удаление/архивация лишнего — если заметка не приносит ценности, её можно удалить или отправить в Archive/.
- Критерий качества — если заметка не линкуется ни к чему, у меня два варианта:
- Либо я углубляюсь в тему, на связи, расковыриваю дальше
- Либо понимаю, что это было мимолётное и удаляю
Inbox — это входной поток, который превращается в структурированную базу знаний после обработки.
Граф знаний
Благодаря этому мой граф знаний действительно прирастает постепенно. Это именно граф знаний, а не просто набор заметок.
Как устроена моя база знаний
Структура папок, которую я использую, — это не случайный выбор. Это метод PARA (Projects, Areas, Resources, Archives) от Tiago Forte, адаптированный под мою задачу:
- 0. inbox/ — входящие заметки для обработки. “Помойка”, куда падают первые мысли, которые ещё не структурированы. Папка критичная для снижения трения на фиксацию мыслей и событий.
- 1. Projects/ — проекты с подпроектами. Каждый проект — отдельная папка с заметками внутри со связями к людям, встречам, ресурсам. Проекты могут иметь иерархию: крупный проект содержит подпроекты.
- 2. Area/ — области ответственности. Например, “Управление командой”, “Рост AdRev”, “Профессиональный рост”. Это долгосрочные сферы, которые не являются конкретными проектами, но требуют внимания.
- 3. Resources/ — ресурсы. Статьи, книги, видео, презентации, записи встреч, ссылки на документацию. Линкуется к проектам или областям, где это полезно.
- 4. Archive/ — архивные заметки. Закрытые проекты, встречи, которые больше неактуальны. Удаления не происходит — всё остаётся на случай, если понадобится восстановить контекст.
- 9. daily/ — мои ежедневные заметки. О том что было, что надо сделать сегодня (как TODO список), как я себя чувствую. Эта папка нужна для каждодневной малоценной рутины. Заметки из этой апки редко с чем-то линкуются.
lifehack: обратите внимание на цифры в начале названия. Они помогают мне вручную обеспечить конкретный, нужный мне, порядок папок в котором он выводится в obsidian (в нём уже зашита какая-то сортировка по-умолчанию)
Шаблоны встреч
У каждого человека и каждого проекта в Obsidian есть шаблон для встреч. Шаблон — это структура, которая экономит время на повторные действия.
Мой шаблон для встречи:
---
# Встреча: {{title}}
участники:
- [[человек]]
тэги:
- #tag
проект:
- [[Проект]]
дата: {{date:YYYY-MM-DD}}
### Цель
Какая цель встречи
### Повестка
- [ ] Тема
### Заметки и обсуждения
* **Тема:**
- Пункты обсуждения.
- Решение
### Задачи
- [ ] #task Что - @Кто (к дате)
### Следующие шаги
- Что должно случится к следующей контрольной точке или встрече
Обратите внимание: заметка про встречу привязывается к заметкам про участников и к проектам. При просмотре заметки про человека я вижу все встречи с ним, при просмотре проекта — все встречи по этому проекту.
Визуализация как инструмент анализа
Граф в Obsidian позволяет определить взаимосвязи.
Когда я вижу заметку “подвешенную в воздухе”, сразу задаю вопрос — что это? Почему она не прилинкована?
Для меня заметка в воздухе или группа заметок, связанных между собой, но не связанных ни с чем остальным — это работа, которую я сделал и которая не связана ни с тем, что мне важно.
У меня два вектора движения:
- Если подвешенная штука ценная — я иду и продолжаю её расковыривать, находить новые инсайты, изучать тему глубже
- Если не слишком ценная — удаляю или архивирую и понимаю, что этот проект больше не буду трогать
Практический пример
На одной из задач по интеграции двух систем я увидел в графе что проект по связке систем имел много связей с проектом №1 и очень мало — с проектом №2.
Сначала подумал, что просто совпало. Но при ближайшем рассмотрении заметок понял: мы слишком много времени уделили интеграции с системой №1 и очень мало — с системой №2. У нас были дыры, которые тормозили нас, и мы даже не понимали почему.
Визуализация графа позволила увидеть эту асимметрию.
Ошибки, которые я допускал
За 11 месяцев использования я допустил несколько ошибок, которые стоили мне времени. Вот они:
“Всё в Inbox” — пропустил три недели обработки. В Inbox накопилось 200+ заметок. Разгребал весь выходной, часть потерял, часть просто удалил без разбора. Теперь правило: минимум раз в неделю, даже если это 10 заметок.
“Без шаблонов” — каждую встречу писал с нуля, терял 5–10 минут на структуру и форматирование. Кажется мелочью, но при 3–5 встречах в день — это час в неделю.
“Слишком детально” — пытался фиксировать каждое слово встречи, расшифровывать почти стенографически. Потом понял: почти никогда это не перечитывал. Теперь фиксирую только решения, задачи и инсайты. Всё остальное — в памяти или по необходимости.
“Синдром архива” — боялся удалять что-либо, что как бы “может пригодиться”. Архив разросся до размера основной базы. Пришлось пересмотреть критерий: если заметка не линкуется ни к чему и я к ней не возвращаюсь месяц — удаляю.
Ошибки полезны тем, что они показывают границы системы. Если вы знаете, где ломается — вы можете это предотвратить.
Технические преимущества
Obsidian для меня мощный инструмент, потому что он уважает мои требования к данным:
Простота файлов — все заметки — это просто Markdown-файлы на диске. Могу использовать grep, find, sed, любой стандартный Linux-инструмент. Когда нужно найти все встречи по проекту —
grep 'Проект Х' Projects/и готово.Отсутствие локк-ина — если Obsidian исчезнет или станет платным, мои данные никуда не денутся. Я буду продолжать работать с теми же файлами в любом редакторе.
Программируемость — можно запускать скрипты и инструменты внутри базы знаний. Я использую Claude Code для анализа заметок: он может найти дублирующие темы, предложить новые связи, сгенерировать обзор области на основе накопленного контента.
Пример практического использования: нужно понять, какие задачи висят по всем проектам в конкретной команде. Один запрос к базе — и список готов, вместо того чтобы гонять между 10 людьми.
Итог
Obsidian не идеален. Но он решает мою главную проблему: снижение когнитивной нагрузки.
До Obsidian я держал в голове 5–7 проектов одновременно — и терял детали. Сейчас храню там 50+ активных элементов — и нахожу контекст за секунды.
Это не про красоту интерфейса. Это про эффективность мышления.
Если вы руководитель, разработчик или просто человек с большим количеством параллельных задач — попробуйте. Не обещаю, что это подойдёт именно вам, но вероятность того, что вы найдете ценность, достаточно высока.
Теги: